Topíte se v mailech? Odborníci z Googlu radí, co s tím
Děsí vás počet nepřečtených e-mailů, nebo všech těch, na které jste zapomněli odepsat? Napravte to.
Všichni, kdo ke své práci nepotřebují počítač a e-mail, by se právě teď měli zaradovat. Ti ostatní by měli pokračovat ve čtení, aby je už počet nepřečtených mailů nikdy neděsil. Díky radám profíků z Googlu se vám navíc už nestane, že byste na nějakou zprávu zapomněli odpovědět a něco kvůli tomu prošvihli nebo pokazili.
Pojďme si přiznat, jak zásadně maily ovlivňují naše životy. Alespoň ty pracovní. Někomu se hromadí a vytrvale má ve schránce desítky, nebo možná dokonce stovky nepřečtených zpráv, které možná už nikdy ani nepřečte, a časem ho to dožene třeba tím, že přehlédl důležité zadání od šéfa, a ten teď požaduje výsledek.
Spousta lidí proto přistupuje k mailu opačně a čte všechno hned. Díky mobilní aplikace čteme maily třeba i za chůze po ulici, jenže to je právě ten moment, kdy se na ně špatně odpovídá. Takže je sice otevřeme, rychle prolétneme a zase zavřeme s tím, že odpovíme na nějakém klidnějším místě. To se ale často už nestane, protože nám mail v záplavě jiných zpráv i úplně jiných informací vypadne z paměti.
Jak se z tohohle mailového, zapomínacího a neodpovídacího kolotoče vymotat? Možná vám pomohou rady, které ve své knize Jak funguje Google uvádí bývalý výkonný ředitel a současný šéf představenstva Eric Schmidt a dřívější senior viceprezident produktu Jonathan Rosenberg.
1) Odpovídejte rychle
S odpovědí na e-mail se moc nezdržujte. Klidně můžete vynechat všechny zdvořilostní fráze jako "Jaký jste měl víkend?" nebo "Kam se chystáte na dovolenou?" a jít rovnou k věci. Stejně tak na tyhle otázky v pracovních konverzacích odpovídejte. Lidé se musejí zvykat, že vy chcete pracovat, nikoli žvanit. Přesto však zůstaňte milí a příjemní.
Abyste maximálně předešli zapomínání na odpověď, pamatujte si pravidlo: Pokud vám odpověď na e-mail nezabere déle než pět minut, odpovězte okamžitě, i kdyby z mobilu.
2) Čistěte schránku
Ideální stav je, když je váš inbox úplně prázdný. Zkuste si v něm odteď nechávat pouze zprávy, které je třeba vyřídit. Všechno ostatní buď rovnou smažte nebo uložte do archivu.
3) Vytvořte složky
Při takovém čištění schránky se hodí, když máte v mailu několik různých složek, které si pojmenujte podle jednotlivých projektů, na kterých pracujete. Tím vám v inboxu skutečně zůstane jen nevyřízená pošta, takže na žádnou nezapomenete, a kromě toho se vám tak maily budou zpětně mnohem snadněji hledat.
Čtěte také: 9 chytrých triků, jak pracovat lépe a zároveň méně
Ze stejného důvodu se zamyslete, když mail odesíláte - vždy by měl mít takový přehled, podle kterého ho kdykoli snadno najdete. Někdy je proto lepší poslat maily raději dva, pokud s někým komunikujete o dvou různých věcech, případně je obě zmiňte v předmětu.
4) Udělejte si jasno v kopiích
Spousta mailů, které vám každý den chodí, nejsou primárně určeny vám, ale jste jen v kopii. Jejich autor má pocit, že byste o dané věci měli mít přehled. Ujistěte se, že všechny tyhle "kopie" jsou adekvátní. Pokud vám tímhle způsobem chodí i zprávy, které vám vůbec k ničemu nejsou, řekněte pisateli, že vás klidně může vynechat.
5) Nerozčilujte se a nevysvětlujte
Jedním z důvodů, proč máme plné schránky mailů, je, že v nich zbytečně vysvětlujeme a diskutujeme. Jestli potřebujete někomu něco vyčíst, dojděte za ním osobně nebo mu zavolejte, jinak se v záplavě reakcí skutečně utopíte.
To samé platí v případě, že potřebujete někomu vysvětlit něco příliš složitého. Místo abyste sepisovali elaborát, u kterého stejně nemáte jistotu, že nebude následovat salva otázek, raději volejte. Ušetříte tím čas především sobě.
MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT:
10 vět, které byste nikdy neměli říkat v práci
Problém s přehnanými emocemi? Víme, jak se je odnaučit
Co muže na ženách nejvíce odpuzuje? Zeptali jsme se
